Jak długo notariusz przechowuje akty notarialne?

Akt notarialny to rodzaj dokumentu urzędowego. Sporządzany jest przez notariusza jako potwierdzenie dokonania konkretnej czynności prawnej. Wymaga bardzo oficjalnej formy i musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów, takich jak m.in. data i miejsce dokonania czynności, dane podmiotów biorących w nich udział, opis dokonanej czynności prawnej itd. Prawo reguluje również kwestie związane z przechowywaniem tej dokumentacji. Po dokonaniu czynności notarialnych oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii, a wydawany jest jedynie wypis. Jak długo są one przechowywane u notariusza?

Akt notarialny u notariusza przez 10 lat

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie akty notarialne oraz dokumenty sporządzone przez notariusza przechowywane są w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat od dnia ich sporządzenia. Oryginały nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. W tym czasie można udać się do kancelarii i poprosić o kolejny wypis z aktu (trzeba ponieść koszt wypisu). Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko utraty bądź zniszczenia oryginalnych dokumentów, które spoczywają w bezpiecznych warunkach u notariusza. W przypadku zniszczenia, zagubienia lub utraty wypisów, zawsze można mieć pewność, że uzyska się kolejną kopię.

Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat dotyczy również testamentów spisanych u notariusza. Testor i osoby upoważnione uzyskują wypisy.

Co dzieje się z aktami notarialnymi po 10 latach?

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie dokumenty obejmujące czynności notarialne po upływie 10 lat od ich sporządzenia (lub z chwilą zaprzestania działalności kancelarii) przekazywane są przez notariusza na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. W przypadku potrzeby wglądu do akt należy się zgłosić do sądu wieczystoksięgowego, gdzie sporządzane są również wypisy podpisane przez sędziego. Należy przy tym podkreślić, że akty notarialne przesyłane są do sądu właściwego dla siedziby kancelarii notarialnej.

Podsumowując: Akt notarialny to bardzo ważny dokument, dlatego też jego oryginał musi być przechowywany w jednym miejscu, a żadna ze stron nie ma możliwości uzyskania go. Wydawane są wyłącznie wypisy z aktu notarialnego. Dzięki temu można mieć pewność, że nie dojdzie do zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Wypis aktu notarialnego ma taką samą moc prawną jak oryginał.