Zasady protokołowania walnych zgromadzeń spółek

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, czyli Ustawą z dnia 15 września 2000 r. uchwały walnego zgromadzenia należy umieszczać w protokole przygotowanym przez notariusza. Wypis z protokołu łącznie z dowodami zwołania walnego zgromadzenia, a także kopiami pełnomocnictw, które zostały udzielone przez akcjonariuszy, powinien zostać dołączony przez zarząd do księgi protokołów. Przy należy podkreślić, że akcjonariusze mają prawo do tego, by przeglądać księgę protokołów i żądać wydania odpisów uchwał, które zostały poświadczone przez zarząd. W ciągu tygodnia od zakończenia walnego zgromadzenia spółka publiczna upublicznia na swojej stronie internetowej rezultat głosowania (w odpowiednim zakresie przewidzianym w ustawie).

Jakie informacje powinny znaleźć się w protokole ze zgromadzenia spółki?

W protokole ze zgromadzenia spółki powinno zostać uwzględnione stwierdzenie prawidłowości zwołania opisywanego spotkania, a także zdolność jego członków do uchwalania. Należy również wymienić powzięte uchwały, dołączając do każdej z wyszczególnionych takie informacje jak:

• liczba akcji, z których oddano ważne głosy,
• procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym,
• łączna liczba ważnych głosów,
• liczba głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,
• zgłoszone sprzeciwy.

Do protokołu sporządzonego przez przedstawiciela notariusza od prawa spółek powinno się dołączyć listę obecności odpowiadającą stanowi uczestnictwa w zorganizowanym zgromadzeniu, wraz z podpisami wszystkich uczestników. Kluczowe jest też przygotowanie listy akcjonariuszy, którzy głosują korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wszelkie dowody zwołania walnego zgromadzenia powinny zostać dołączone przez zarząd do księgi protokołów.